绵阳飞行职业学院有限公司文件

绵飞院〔2020〕  号

关于印发《绵阳飞行职业学院学生档案

管理办法》的通知

各单位：

为规范学院学生管理工作，现印发《绵阳飞行职业学院学生档案管理办法》，请遵照执行。

绵阳飞行职业学院有限公司

2020年8月19日

绵阳飞行职业学院学生档案管理办法

第一章  总  则

第一条  学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，参照中央组织部和国家档案局一九九一年颁发的关于《干部档案工作条例》的精神，结合高校实际特制定本办法。

第二条  学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。

第三条  学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，并在教务处、招生处和校团委的共同支持下，由学生处全面负责做好学生档案管理工作。

第四条  在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。

第二章  管理职责

第五条  学生档案实行档案室统一归口指导并由专人管理，同时接受校内有关领导部门的检查和指导。

第六条  学生档案种类多、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案室内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。

第七条  学生档案管理的职责

（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料。

（二）收集、鉴别和整理学生档案材料。

（三）办理学生档案的查阅、借阅。

（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况。

（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作。

（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作。

（七）办理其它有关学生档案事项。

第三章  档案的内容和分类

第八条  建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。

第九条  学生档案的内容及其分类 ：

（一）高中毕业档案。

（二）党团资料。

（三）新生入学登记表。

（四）奖励处分材料。

（五）专业资格证书。

（六）成绩单。

（七）实习鉴定表（实习报告）。

（八）高校毕业生登记表。

（九）报到证留存联（通知书）。

第四章  管理范围

第十条  学生档案的管理大体与干部档案相当，凡是由学校正式录用的专科学生等各类学生档案一律由学院档案室统一管理。

第十一条  学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位或者返回生源所在地人才交流中心。

第十二条  毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生成绩输入学院学生管理系统，留在学院管理系统永久保存。

第十三条  退学、因故死亡，因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存；休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十四条  留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。

第十五条  学生若被学校除名，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管或人才交流中心。

第十六条  学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校人事档案室保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第十七条  学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校档案馆保管。

第五章  档案材料的收集、鉴别与归档

第十八条  为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过学生处、团委、各院等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的材料，充实档案内容。

第十九条  各学院、学生处、教务处应将学生在校期间所形成的新材料及时送学院档案室归档。

第二十条  主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。材料上必须标明系、院、所和班级，并经组织审查盖章后方能归档。

第二十一条  不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。

第二十二条  凡收集的归档材料，均应按《学生档案管理要求》整理装订。

第二十三条  学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸；如奖学金之类的表可用八开对折表格，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第六章  档案的保管与保护

第二十四条  根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。

（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防光等设施。

（二）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。

（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

（四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。

第二十五条  学生档案入库后，要更换统一和规范的学生档案袋。

第二十六条  认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》的要依法处理。

第七章  学生档案的利用

第二十七条  因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定。

（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅。

（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用。

（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经主管档案的老师签字批准，方可出档案室。

（四）学生个人不能查阅自己的档案材料。

（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。

第八章  学生档案的转递

第二十九条  学生毕业或就业后应及时将档案转给新的就业主管单位或返回生源地人才交流中心。

第三十条  毕业生考取外校本科，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转至录取院校。

第三十一条  转递学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不得交学生本人自带。

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

（三）转出的学生档案必须按“高校学生档案邮寄”的项目详细填写，严密包封。

（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。

第三十二条  严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生自己就业后单位未及时索取档案者，档案室应予妥善保管。

第九章  院系学生档案管理注意事项

第三十三条  学生档案原始资料要齐全

第三十四条  学生档案信息记载要准确、规范

（一）反映声像特征的照片、资料。

（二）父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编。

（三）曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。

第三十五条  查询学生档案要具备以下三个条件：

（一）学生学号是查询学生档案唯一准确的条件。

（二）姓名是查询的重要辅助条件。

（三）专业是姓名查询的辅助条件。

（四）学生和单位查询档案时，先报学号，在记不清学号的情况下，再报

姓名和专业。因为在任何情况下，学号都是唯一的、不重复的，而姓名、专业会出现同名同姓同专业的情况。

第三十六条  学生档案转递时应做好以下工作

（一）院系要在学生毕业时（每年6月底前）将学生所有奖惩、入党（团）等材料收集齐全装入学生档案袋，达到准确、完整，一次转递，为学生就业提供最准确的信息。考上外校本科的学生，在接到调档通知时先到招生处盖章备案，然后及时同档案馆联系，档案馆先为其出具相关证明，待档案材料齐全后，一次性寄往录取学校，避免二次寄档造成的各种不良后果。

因没就业造成档案留校的学生，要有学校相关的证明材料，档案馆方按教育部要求保存个人档案；因个人其它原因造成档案留校的学生，要与档案馆签订档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案。

学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案室保管，待学业完成后及时与学院档案室联系，学院档案室将档案寄往用人单位；因欠学费造成档案缓寄的同学，待交清学费后，持交费票据复印件，到学院档案室办理档案转递手续，并交相应保管费用。

因个人原因造成档案寄出退档的，档案由档案室暂时保管，本人要及时与学院档案室联系，提出转递或留存意见。

第十章  附  则

第三十七条  本办法与现实行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管校领导批复为准。

第三十八条  本办法的解释权归学生处档案管理所有。

第三十九条  本办法自二〇二〇年九月一日起实施。